Frühjahrsputz nicht übertreiben

Endlich einmal wieder Ordnung in den Papierkram bringen – das steht in vielen Haushalten jetzt auf dem Programm. Doch Achtung beim Frühjahrsputz: Nicht nur Firmen und Selbstständige müssen bestimmte Dokumente für gewisse Zeit archivieren, auch Privatpersonen haben Aufbewahrungspflichten. Manche Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Steuerbescheide können zum Beispiel für spätere Rentenansprüche oder Sozialleistungen wichtig sein. Darauf weist aktuell die Commerzbank hin.

Eine Checkliste mit wichtigen Tipps:

Abrechnung der Nebenkosten
Mindestens ein Jahr aufbewahren. Denn nur so kann man im Folgejahr vergleichen, ob weniger oder mehr Öl, Gas oder Strom verbraucht wurde oder ob der Vermieter andere bzw. neue Posten auf die Rechnung geschrieben hat.

Einkaufsquittungen
Bei jeder Anschaffung überlegen, ob sie steuermindernd sein kann, z. B. als Werbungskosten - dann Quittung mit den Steuerunterlagen zusammen aufheben. Bei Käufen mit Garantie, etwa Elektrogeräte, sollte man die Quittung zwei Jahre aufbewahren. So lange gilt die gesetzliche Gewährleistung des Verkäufers.

Gehaltsabrechnungen
Wer auf Nummer sicher gehen will, hebt sie bis zum Ende des Berufslebens auf, weil man so eventuelle Datenlücken bei der Rentenberechnung füllen kann.

Handwerkerrechnungen
Sie müssen zwei Jahre archiviert werden, weil Behörden sie sich eventuell bei Ermittlungen gegen Schwarzarbeit vorlegen lassen.

Kontoauszüge
Drei Jahre Verwahrung sind empfehlenswert, denn in diesem Zeitraum kann etwa das Finanzamt einen Kontobeleg für eine Ausgabe anfordern, die von der Steuer abgesetzt werden soll.

Kostenvoranschlag
Bis zum Erhalt der endgültigen Rechnung aufbewahren. Denn Handwerker oder Händler dürfen nur maximal rund 20 Prozent mehr berechnen, als zuvor geschätzt. Sonst kann der Kunde die Rechnung anfechten.

Steuerbescheid
Eine längere Aufbewahrung ist für Normalverdiener nicht Pflicht, jedoch ratsam. Zum Beispiel enthalten Steuerbescheide Informationen, die zur Berechnung eines Anspruchs auf Sozialleistungen herangezogen werden.

Versicherungspolicen
Experten empfehlen 30 Jahre Aufbewahrung. Grund: Mitunter machen Menschen eine Schädigung, etwa infolge eines Verkehrsunfalls, erst Jahre später geltend. Nur mit der damaligen Police lässt sich dann schnell Versicherungsschutz in Anspruch nehmen.

Wertgegenstände
Rechnungen von teuren Anschaffungen wie Schmuck, Elektronik oder Kunst sollte man dauerhaft aufheben. So kann man im Falle eines Einbruchs den Wert des beschädigten oder gestohlenen Gegenstandes bei der Hausratversicherung belegen.

Zeugnisse und Arbeitsverträge
Wie Gehaltsabrechnungen sollte man sie ein Berufsleben lang aufheben, denn sie können als Beleg dienen, um Lücken im Rentenverlauf zu schließen. Außerdem stellt womöglich die Verlängerung der Lebensarbeitszeit („Rente mit 67“) auch ältere Menschen noch einmal vor die Herausforderung, sich auf eine neue Stelle zu bewerben.