Heute ein Meeting in Paris, morgen eine Messe in den USA: Bei einer reinen Dienstreise bleibt meist wenig Zeit, Land und Kultur zu erkunden. Deshalb nutzt mittlerweile jeder zweite deutsche Geschäftsreisende die Chance, den Business-Trip mit einem Freizeitaufenthalt zu kombinieren.
Das ergab eine Studie der Global Business Travel Association (GBTA) in Partnerschaft mit SAP Concur 2018. Was es dabei zu beachten gibt, weiß Michaela Rassat, Juristin der D.A.S. Rechtsschutz Leistungs-GmbH (D.A.S. Leistungsservice).
Reiseplanung mit dem Chef besprechen
Warum den Messeaufenthalt in den USA nicht mit einem Familienurlaub verbinden? Wer an die Dienstreise einen privaten Aufenthalt dranhängen möchte, sollte das unbedingt vor der Buchung mit seinem Arbeitgeber absprechen. Denn je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Regeln. Viele Betriebe haben eine eigene Dienstreiseordnung, auf die der Arbeitsvertrag verweist. Manchmal regeln auch Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge den Umgang mit Dienstreisen. Hier können Arbeitnehmer nachlesen, welche Reisekosten der Arbeitgeber übernimmt und ob es besondere Regeln für kombinierte Geschäfts- und Urlaubsreisen gibt. Wichtig ist es gerade bei solchen kombinierten Reisen, die eigenen Pläne genau zu erläutern. Dabei sollten beide Seiten klar absprechen, welche Kosten der Arbeitgeber trägt. Und der Arbeitnehmer muss die gewünschten Urlaubstage natürlich beantragen.
Reisekosten richtig abrechnen
In der Regel übernimmt bei einer Dienstreise der Arbeitgeber die Reisekosten. Er kann sie dann als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Ist das nicht der Fall, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Reisekosten selbst als Werbungskosten in seiner Steuererklärung anzugeben. Allerdings kann er dabei nur die Beträge geltend machen, die aus betrieblichen Gründen angefallen sind. Die Kosten für die An- und Abreise, also etwa den Flug, übernehmen manche Arbeitgeber ganz – denn ohne Flug kein Geschäftstermin. Beim Hotel gehören nur die beruflich genutzten Tage in die Reisekostenabrechnung. Tabu sind natürlich private Kosten etwa für den Mietwagen zu den Niagarafällen. Wer seine Reisekosten selbst von der Steuer absetzt, muss die Kosten für den Flug anteilig aufteilen, je nachdem, wie viele Tage er geschäftlich und privat unterwegs war. Auch für alle anderen Kosten muss eine Aufteilung stattfinden.
„So oder so: Arbeitnehmer sollten in jedem Fall daran denken, die Belege für betriebliche Ausgaben aufzubewahren und mit dem eigenen PKW zurückgelegte Strecken zu notieren”, rät Rassat. Darüber hinaus ist es wichtig, geschäftliche und private Ausgaben strikt zu trennen und Zahlungen von unterschiedlichen Konten oder Kreditkarten aus vorzunehmen. „Es erleichtert die Abrechnung enorm, wenn sich Dienst- und Privatreise in zwei zeitlich zusammenhängende Blöcke aufteilen lassen: beispielsweise vier Tage Messetätigkeit und anschließend fünf Tage Urlaub”, so die D.A.S. Expertin. Ungeplante freie Tage, die etwa durch eine spontane Terminverschiebung seitens der Geschäftspartner entstehen, können Arbeitnehmer ebenfalls in der Reisekostenabrechnung angeben.
Neues Urteil zur Vergütung bei An- und Abreise
Mit seiner Entscheidung vom 17. Oktober 2018 hat das Bundesarbeitsgericht (Az. 5 AZR 553/17) festgelegt, dass Arbeitgeber die sogenannte „erforderliche Reisezeit” wie Arbeitszeit vergüten müssen – auch dann, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise einen Nachtflug zu einem Termin zum Schlafen nutzt. Das Urteil lässt offen, ob eine abweichende Vereinbarung zum Beispiel im Tarifvertrag etwas ändert. Aber: Unterbricht der Arbeitnehmer die Reise aus privaten Gründen, dann muss der Arbeitgeber diese Unterbrechungszeit nicht vergüten.
Begleitperson dabei: Vorsicht bei den Kosten
Nimmt der Arbeitnehmer eine Begleitperson auf die Reise mit, wird die Abrechnung der Dienstreise etwas komplizierter. Denn: Arbeitgeber übernehmen nur die Kosten für ein Einzelzimmer. „In solchen Fällen sollten Geschäftsreisende bei Buchung des Doppelzimmers ein zusätzliches Angebot für ein Einzelzimmer beim Hotel oder Reisebüro anfordern”, empfiehlt die Juristin. „Den Teil der Kosten, der für das Einzelzimmer angefallen wäre, übernimmt dann der Arbeitgeber.”
Sicher unterwegs
Die gesetzliche Unfallversicherung greift auch auf Dienstreisen auf dem direkten Hin- oder Rückweg oder während einer Tätigkeit, die zum Job gehört – beispielsweise auf Messen oder bei Kundenterminen. „Wer allerdings ein Restaurant aufsucht, um dort privat seinen Abend zu verbringen, für den entfällt während dieser Zeit der gesetzliche Versicherungsschutz”, erklärt Rassat. Die Vorbereitung der Dienstreise ist ebenfalls versichert. Erleidet der Arbeitnehmer etwa auf dem direkten Weg zum Reisebüro einen Unfall, springt die gesetzliche Unfallversicherung für die entstandenen Kosten ein.
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